¿Sabías que hay muchos factores que influyen en la productividad personal y de los equipos de trabajo?; ¿Y que uno de esos factores es la administración del tiempo?
El tiempo es un recurso escaso, pero la buena noticia es que es constante: todas las personas tenemos la misma cantidad de tiempo para invertir en nuestras actividades. Entonces ¿Qué genera nuestra sensación de no tener tiempo suficiente?
Te damos una pista: organizar y administrar el tiempo es importante porque el tiempo que requiere una tarea aumenta en proporción al número de veces que interrumpimos y retomamos la actividad. Si a eso le sumamos los interruptores habituales, imprevistos, y cierta tendencia a realizar más de una actividad a la vez, el hecho de empezar y terminar una actividad sin interrumpirla se acerca más a la excepción que a una característica de nuestro trabajo cotidiano.
Dijimos entonces, que frente a un recurso escaso optamos por administrarlo de la manera más eficiente posible; cuando hablamos del tiempo la pregunta que nos aparece es ¿Cómo determino el orden en que debo realizar mis actividades? Tengamos en cuenta que el valor de una tarea no se mide por el tiempo que invertimos en realizarla, sino por la prioridad que ella tiene. Esa prioridad debemos buscarla en la estrategia de la organización, sus políticas y objetivos.
Por otro lado, existen con frecuencia, factores internos y externos que provocan la desorganización laboral.
Los factores internos más frecuentes tienen que ver con objetivos confusos, ausencia de plan de trabajo, escasa delegación, multitasking, precipitación en la toma de decisiones.
Algunos de los factores externos habituales son las llamadas imprevistas, reuniones extensas e improductivas, fallas en la comunicación, exceso de e-mails, fallas en los colaboradores.
¿Algo de todo lo anterior, te indica que necesitas mejorar la manera en que estás administrando tu tiempo?
Te compartimos 6 simples pasos para organizar mejor tu tiempo
1. Analizar: Conocer todas las tareas del puesto de trabajo, conocer el nivel de logro del puesto de trabajo, conocer los procesos para la realización de las tareas y los resultados a lograr.
2. Planificar: Consiste en detallar objetivos, tareas y plazos a lograr. Para ello, los objetivos debe ser concretos, medibles, alcanzables y necesarios; y al pensar en tareas debo analizar qué tiempo disponible tengo y cómo debo utilizarlo.
3. Priorizar: Discriminar entre lo importante y lo urgente. Luego seleccionar las tareas más importantes que encabezarán la lista para realizarlas.
4. Agendar: Precisar en qué momento se realizará cada actividad, anotar actividad, fecha y tiempo.
5. Hacer: Poner en práctica la planificación y minimizar los factores que provocan la desorganización laboral.
6. Evaluar: Medir y analizar el nivel de logros. Es el momento para repensar, rediseñar y reajustar.
No te olvides: los interruptores e imprevistos son inevitables. Destina un tiempo de tu agenda para trabajar en ellos!
Te invitamos al desafío de aprender nuevos hábitos que permitirán lograr mayores objetivos personales y empresariales.